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Pour présenter votre projet, il vous faut d’abord créer un compte en ligne. Vous pourrez ensuite accéder au formulaire en ligne en revenant à la page de publication de l’appel à propositions. Cliquez-y sur « Demande de subside» et suivez les instructions. La procédure complète est aussi expliquée dans les lignes directrices.

Il se peut qu’à un moment donné, il n’y ait pas d’appel à propositions ouvert. N’hésitez pas à visiter notre site régulièrement afin de rester informé des nouveaux appels à propositions.

Lorsque vous créez un compte, vous devriez recevoir un courrier électronique de confirmation automatique. N’oubliez pas de vérifier vos « courriers indésirables », puisque le courrier électronique peut s’y trouver.
Quoi qu’il en soit, même si vous n’avez pas reçu de courrier électronique de confirmation, vous devriez pouvoir vous connecter après avoir créé un compte. Si cela n’est pas le cas, essayez de changer votre mot de passe. Si vous ne parvenez toujours pas à vous connecter, contactez-nous à l’adresse wehubit@enabel.be.

Vous pouvez réinitialiser votre mot de passe à la page :
https://www.wehubit.be/fr/user/password.

Pour être éligible, le projet doit être mis en œuvre dans au moins un des 14 pays partenaires de la coopération bilatérale belge : Bénin, Burkina Faso, Burundi, Guinée, Mali, Maroc, Mozambique, Niger, Ouganda, République démocratique du Congo, Rwanda, Sénégal, Tanzanie, Territoires palestiniens.

Vous pouvez également présenter un projet régional destiné à être mis en œuvre dans plusieurs de ces pays. Ne perdez toutefois pas de vue que le rapport qualité-prix de votre projet fera l’objet d’une évaluation. Dans un souci d’efficience, il vaut souvent mieux se concentrer sur une seule région géographique.
Si votre projet couvre plusieurs pays, ceux-ci doivent tous figurer parmi les 14 pays partenaires.

Au moins un des (co-)demandeurs doit être établi ou représenté dans le pays où le projet sera mis en œuvre. Pour nous, cela signifie que vous êtes enregistré auprès des autorités de ce pays, que vous employez du personnel local et que vous réalisez directement des activités dans le pays.

Un aperçu complet des critères auxquels doivent répondre les projets figure au chapitre 2.1.3. des lignes directrices. Les principaux sont les suivants :

• le projet doit contribuer à l’objectif spécifique de l’appel à propositions (cf. chapitre 1.2. des lignes directrices) ;
• il doit aussi démontrer de manière précise et détaillée qu’il s’aligne sur les principes directeurs du programme Wehubit (lien vers les principes directeurs) ;
• votre organisation doit avoir mené au préalable une phase pilote numérique. Wehubit finance uniquement la transposition à plus grande échelle ou la reproduction de projets.

Un aperçu complet des critères auxquels doivent répondre les organisations figure au chapitre 2.1.1. des lignes directrices. Les principaux sont les suivants :

• être un acteur public ou un acteur privé à but non lucratif. Le caractère non lucratif de votre organisation doit être démontré ;
• le demandeur principal doit démontrer avoir déjà géré un subside équivalant à 40 % du financement demandé. Une attestation de bonne fin ou une acceptation d'un rapport final signée par le bailleur en constituera la preuve ;
• être directement responsable de la préparation et de la gestion du projet avec le(s) codemandeur(s) et ne pas agir en tant qu’intermédiaire.

Les codemandeurs doivent répondre aux mêmes critères d’éligibilité que le demandeur principal, à l'exception de celui lié à la gestion précédente d'un subside de 40%. Veuillez consulter les chapitres 2.1.1 et 2.1.2 des lignes directrices pour de plus amples informations sur les codemandeurs et les partenaires. Des documents justificatifs devront être produits pour chaque demandeur ou codemandeur associé à votre proposition.

Pour avoir accès aux annexes mentionnées dans les lignes directrices, il vous faut avoir créé un compte. Lorsque vous vous êtes connecté, allez à la page « Instruments de financement » et cliquez sur le bouton « Demande de subside ». Vous serez renvoyé au formulaire en ligne et trouverez au bas de la page toutes les annexes demandées au 1 er tour.

Des états financiers certifiés par un organisme indépendant (auditeur ou commissaire aux comptes). Ces états ne peuvent pas remonter à plus de 2 ans.

Vous devez prouver que vous disposez de bureaux dans le pays de mise en œuvre du projet. Pour ce faire, il suffit de soumettre les documents suivants :

• le document d’enregistrement local ;
• ou un contrat attestant du fait que vous êtes en train de mener des activités dans le pays avec l’aide de personnel local.

Vous devez soumettre un document attestant du fait que votre organisation a déjà géré des fonds publics et mis en œuvre avec succès un subside d’au moins 40 % du financement demandé. Ces documents justificatifs sont par exemple :

• une attestation de bonne exécution fournie par un bailleur ;
• un rapport final approuvé par un bailleur.

Un contrat de subside initial ne suffit pas à démontrer la bonne exécution. Un projet précédent financé par une fondation ne suffit pas non plus, puisqu’il ne s’agit pas de fonds publics.

Un aperçu complet des coûts autorisés figure au chapitre 2.1.4 des lignes directrices et à l’Article 4.1 de la Convention de subsides (Annexe F).
Nous devrions pouvoir classer les coûts dans l’une des catégories suivantes :

• coûts opérationnels : coûts nécessaires et indispensables à l’atteinte des objectifs et résultats du projet, y inclus le coût de l’atteinte de livrables vérifiables ;
• coûts de gestion : coûts isolables liés à la gestion, à l’encadrement, à la coordination, au suivi, au contrôle, à l’évaluation ou à l’audit financier et engendrés spécifiquement par la mise en œuvre du projet ou la justification du subside ;
• coûts de structure : coûts liés à l’atteinte de l’objet social du bénéficiaire qui, même s’ils sont influencés par la mise en œuvre du projet, ne sont ni isolables ni imputables sur le budget de ce projet.

Dès lors que les coûts structurels sont calculés sur une base forfaitaire de 7 % des coûts opérationnels, il est important de ne pas inclure de coûts qui pourraient s’apparenter à des coûts structurels dans les coûts de gestion (par ex. contribution à l’appui juridique de l’organisation).

• Le financement demandé ne peut pas excéder 90 % du coût total du projet.
• Le financement demandé doit être compris entre 50.000 EUR et 350.000 EUR.